Skip to content

Green color

    Increase font size  Decrease font size  Default font size  Skip to content default color pink color green color red color
Esileht Tasuta õppematerjal Tulemuslikud koosolekud
Tulemuslikud koosolekud PDF Prindi Saada link

NÕUPIDAMISTE JA KOOSOLEKUTE LÄBIVIIMINE

G.Z. Laborde põhjal

Ärinõupidamised ja koosolekud on nagu täitumatud elajad, kes õgivad meie aega. Minutid ja tunnid  pannakse nahka,  neelatakse alla ja  nad  kaovad jäädavalt. Arutelud,  ettepanekud,  konfliktide  lahendamine,  eesmärkide  määratlemine  ja tuleviku kavandamine on küll hädavajalikud, ent enamik äriinimesi möönab, et koosolekud võiksid olla lühemad ja produktiivsemad.

Koosolekute läbiviimist saab tunduvalt tõhustada "PEGASUS" mudeli abil.

Paljud ärinõupidamised ja koosolekud ebaõnnestuvad. Selle peamiseks põhjuseks on  oskamatus  püstitada  hästi formuleeritud  koosoleku  eesmärki. Ajakadude vältimiseks ja  koosoleku  kvaliteedi  tõstmiseks on  täpse  eesmärgi  olemasolu hädatarvilik.
Enne koosoleku kokkukutsumist määratle täpselt koosoleku eesmärk:

  1. Kirjelda täpselt, mida tahad koosoleku tulemusena saavutada.
  2. Määratle eesmärk positiivselt, liikumisena millegi suunas.
  3. Määra kindlaks, millest võib aru saada, et eesmärk on saavutatud (näen/kuulen/tunnen terminites).
  4. Sobita kokku koosolekul osalejate eesmärgid koosoleku eesmärkidega. Leidke kõiki ühendav eesmärk.
  5. Pea silmas lühi- ja pikaajalisi eesmärke.

On kolm asja, mida tuleb teha enne koosoleku kokkukutsumist:

  • formuleerida eesmärk;
  • leida, millised on tõendid eesmärgi saavutamise kohta (näen/kuulen/tunnen);
  • otsustada, keda koosolekule kutsuda.

Osavõtjate nimekiri on väga oluline. "Kahe kolmandiku" reegel ütleb, et iga inimene, kes koosolekule kutsutakse, peab omama otsustamiseks vajalikku informatsiooni vähemalt kolmest kahes päevakorra punktis. Kui koosoleku päevakorras on üheksa punkti, siis igat koosolekule kutsutud inimest peaks otseselt puudutama vähemalt kuus nendest üheksast punktist.

Keskkond - ruum, laud, toolid, valgustus, temperatuur jne. - on koosoleku õnnestumise seisukohalt samuti tähtsad. Peaksid leidma optimaalse keskkonna selle jaoks, mida tahad saavutada.

Järgnevalt keskendume koosoleku läbiviimise protsessile (mitte sisule).

Sa soovid, et sinu töötajad oleksid koosolekul ressursirikkas seisundis. Kuidas seda kindlustada? Esimeseks sammuks on välja selgitada, kas nad on optimaalses seisundis. Kui oled harjutanud end ära tundma kaastöötajate näoväljendusi ja poose, siis sa tead, kes neist pole just kõige tulemustele orienteeritumas seisundis, juba siis kui nad kogunevad koosolekuruumi. Mõned küsimused nagu: "Mis toimub?, Kas midagi häirib sind?", võivad aidata teada saada, kas inimene ei peaks olema hoopis mujal. Sõltuvalt situatsioonist võid sa inimese lasta minna või teha väga lühikese nõupidamise ja siis saab inimene minna tegelema pakiliste asjadega. Koosoleku õnnestumine sõltub iga osaleja 100%-lisest kohalolekust ja kaasamõtlemisest. Tervitades koosolekule saabujaid ning selgitades välja, millises seisundis nad tulevad, lood sa ühtlasi raporti. Kui raport loodud, jõuab kätte PEGASUSe aeg.

PEGASUS MUDEL

PEGASUS mudel sisaldab seitset protseduuri, mis aitavad hoida koosoleku õigel trajektooril ning saavutada püstitatud eesmärgid.

  1. Tutvusta eesmärke
  2. Selgita, millised on tõendid eesmärgi saavutamise kohta
  3. Saavuta osalejate nõustumine püstitatud eesmärkidega
  4. Kasuta meelte terasust
  5. Tee kokkuvõte igast tähtsamast otsusest
  6. Kasuta asjakohasusele kutsumist
  7. Määra kindlaks järgmine samm ja lõpeta nõupidamine

1. Tutvusta eesmärke

Parim viis esitleda koosoleku soovitud eesmärki või eesmärke on kirjutada need üles. Nii on igal osalejal silme ees nähtav meeldetuletus, miks ta sellel koosolekul on.  Eesmärk aitab piiritleda kogu arutelu ja sunnib osalejaid hoidma kindlat tähelepanu fookust.

2. Selgita, millised on tõendid eesmärgi saavutamise kohta

Tõendite selgitamise protseduur annab osalejatele hindamiskriteeriumi, mille abil hinnata koosoleku õnnestumist. Kuidas osalejad teavad, et koosolek õnnestus? Mida nad näevad, kuulevad ja tunnevad eesmärgi saavutanuna? Koosoleku lõpul võib iga osavõtja näha eelarve numbreid, kindlaksmääratud ajapiiri ning "jah" või "ei" vastust lisapersonali osas. Osavõtjad kuulevad nõustumise hääli ja tunnevad rahulolu otsuste vastuvõtmisest.

3. Saavuta osavõtjate nõustumine püstitatud eesmärkidega

See on koosoleku efektiivsuse seisukohalt kriitiline punkt. Kontrolli ükshaaval, kas iga osavõtja on tõepoolest püstitatud eesmärkidega nõus. Nõusoleku kinnituseks on pilk ja  sõnaline kinnitus igaühelt eraldi. Sa vajad täielikku visuaalset ja auditiivset kinnitust, et iga osavõtja nõustub nende eesmärkidega. Kui keegi vaidlustab koosoleku eesmärgid, siis selgita see kohe alguses välja. Kui osavõtjad pole nõus soovitava lõpppunktiga, siis võid lõpetada Pariisis, kuigi sul oli plaanis minna hoopis Võrru.

4. Kasuta meelte teravust

Kasuta oma meelte terasust teiste mittekongruentsuse märkamiseks. Näiteks kui inimese suu ütleb "jah", aga ta raputab pead. Ka pastapliiatsi ette-taha, paremale- vasakule liigutamine võib olla "ei" signaaliks, isegi kui inimene ütleb "jah" ning noogutab sealjuures peaga.

5. Tee kokkuvõte igast tähtsamast otsusest

Kui teed igast tähtsamast otsusest kokkuvõtte, saavad osavõtjad aru, kuhu ollakse jõutud,  milline tee on läbi käidud ja nad saavad võrrelda seda koosoleku eesmärgiga.

6. Kasuta asjakohast kutsumist

Asjakohasusele kutsumiseks kasutatakse küsimust: "Kuidas see asjasse puutub?" See küsimus on efektiivne ainult siis, kui ta on antud hetkel sobiv ning kui eelnevad sammud on juba läbitud. Kui sa kasutad seda asjakohasuse küsimust jätkuvalt, siis hakkavad kõik osavõtjad peagi taipama, milline informatsioon on oluline ja millise info võib kõrvale jätta. NB! Asjakohasuse küsimus on suunatud informatsioonile, mitte isikule.

7. Määra kindlaks järgmine samm ia lõpeta koosolek.

Sa oled saavutanud oma eesmärgid.  Koosolek on peaaegu lõpule jõudnud. Kõigepealt tee kokkuvõte tähtsamatest otsustest, lõpptulemustest ja sõnasta grupi või teatud  inimeste järgmine samm. Mõnikord tuleb kasuks määrata järgmiste sammude täpsed kuupäevad.

Viimati uuendatud Teisipäev, 22 September 2015 21:52